原标题：【无纸会议新浪潮】扭转开会刻板印象，打造更顺畅的会议型态
【VR会议体验，将提供一个全新的互动模式】在工研院IEK产业研讨会中，行政院政务委员唐凤发表演说时，应用了VR（虚拟实境）技术，将VR影像投影在薄纱的平面上，同时搭配另一个大萤幕播放简报资料。而这样的技术应用，也让我们开始感受到，新世代的会议沟通体验正在发生。
图片来源:工研院
用VR开记者会，是今年新科数位政委唐凤所带来的新体验，这扭转了不少人对于远距开会、讲演型态的认知。
但就如唐凤所言，这样的VR技术应用，并不是要用来取代人与人之间实际的接触，而是提供一个全新的互动模式，而过去文字纸本、语音电话与影像视讯，也都扮演过这样的角色。
其实，从现在的会议沟通型态与媒介来看，已经让我们有更扩散与变化的感受。而以现在的技术力量，到底让我们在开会这件事上，已经带来什幺样的转变呢？
从我们这次的主题无纸化会议开始看起，显然这并不是一件新鲜事，自从平板电脑的应用普及，就已经提升了无纸会议的可能性，让开会不用再抱着一堆厚厚的纸本文件，并且随时随地都能查询会议相关资讯与文件。不仅如此，这背后其实也简化了会前準备，会议资料管理等琐碎事情，让整体会议流程变得顺畅。
不只是一般提及的无纸化会议，由于会议情境相当多元，现在还有不少会议室内外的应用也在默默发展，都是以软体、设备、技术等力量，改变传统会议的样貌，从不同面向着手让整体会议流程进行更有效率。
像是从Mobile行动应用改善内外会议流程，也是一种，而平板与大型电子白板结合的新型态，更是近年颇受看好的会议新利器。若从更多面向来看，其实还有像是各式无线会议系统与设备的辅助应用，甚至近年也相当火红的通讯与协作软体搭配，还有很早就带动会议型态转变的视讯会议工具，都不断对会议进行带来帮助。
毕竟，会议的目的就是要帮助沟通，不论是为了讯息传递、意见讨论与表决，或是解决问题。如何以技术提升会议效率，是企业不断关注的议题，不希望浪费太多时间在琐碎事情上。
当然，随着技术进步，未来关注的面向也会越来越广，像是将感测技术、人工智慧、物联概念、VR等技术应用带到会议情境中，而兴起的行动办公型态也不断在改变大家的开会形式。
智慧电子白板设备新风潮
在会议沟通情境上，大尺寸触控设备的应用将带来更佳的协作体验，让会议显示不再单调，而在硬体配置与功能更整合的发展下，应用将更丰富，不论是触控、投影、电子白板功能，以及视讯应用结合，都很容易且简便。（图片来源／Ricoh）
无纸化会议并不只是无纸，也是让整体会议流程管理更顺畅
在无纸化会议的发展上，早期由于终端装置多以笔记型电脑为主，推动无纸化会议并不盛行，随着前几年平板电脑的普及，体积小、重量轻、触控操作直觉，不少公务机关与企业也因此开始改用平板电脑开会以取代传统纸本会议。
在大型正式的会议上，无纸化会议改变了以往的会议习惯，只是，无纸化会议只是带来无纸化、环保节能减碳的好处吗？近年台湾政府已经大力推动无纸化会议，让政府官员在正式会议上，由传统的全纸本作业模式，转移到平板电脑。不像过去开会前，政府官员大多习惯在会议上拿取一份厚厚的资料文件，除了不够环保，也让会前準备耗时耗力。
现在，透过平板电脑与无纸化会议系统与App的搭配，会议成员将能够随时拿起平板电脑，随时查看会议行程资讯与相关文件，会中也能让画面同步跟随主讲者的简报进度，不怕看不清台上的投影简报内容，要和纸本开会一样，在资料上画线、笔记也都可以做到。如此一来，能够将会前恼人的琐碎的事务简化，不像过去可能还要花时间印一堆资料，会议通知、会议资料提供的方式也不够直觉。
不仅如此，会议文件也有统一存放的地方，方便集中管理，电子化的会议资料也容易透过身分和权限控管方式管控，或是设定档案下载的开放时间，加入萤幕浮水印，提高安全防护。这也简化了过去纸本会议资料的管理麻烦。
不只是带来无纸化这样的结果，加速会议流程与管控，不论对于开会的使用者，或是企业管控都有一定的帮助。
当然，在会议流程e化的优势下，能够带来更多与工作管理的结合。叡扬创新协同事业处处长王瑞斌表示，除了传统的会议管理功能之外，会议与工作管理的整合也应该要被重视。
在无纸会议的应用发展进程上，已经改善了传统定期会议总是产生很多资料档案，需费时整理的问题，也带来简便的会议资料浏览新体验，但要如何与工作管理结合呢？毕竟不是开完会就拍拍屁股走人，像是会中的决议任务即时交办，以及会后的工作追蹤，也应该要纳入会议管理之中。这也是企业后续看待无纸会议的另一面向。
若从更大的面向来看，无纸化会议也可说是行动化应用发展中，加速会议管理的一种应用形式。安侯建业联合会计师事务所资讯长陈秋正表示，他们为了改善自家的会议管理流程，因此从行动应用着手，同时也促成无纸化会议。而他们也相当看好未来很多应用都是在手机、平板上。从行动App的应用思维上来看，无纸化会议只是其中之一。
当然，早期平板电脑才刚风行时，也有企业是採先推动无纸化会议的作法，先用平板电脑开会，让更多人在日常的工作型态上，都能习惯平板电脑的使用，方便日后推动更多行动化应用。
陈秋正表示，现在不论是高阶主管会议、内部教育训练，甚至是对外举办的会议活动，其实也都能以行动应用与无纸化会议形式串起。
不论如何，随着平板电脑应用普及，成为企业推动无纸化会议取代纸本的新载具，现在的无纸会议情境上，已经能让开会的人，可以更轻鬆的检视会议资讯与文件，会议负责人也能轻鬆管理会议文件。
用平板解决会议用纸问题已经越来越容易
行动应用带来更方便地会议体验，不再需要印出纸张，而且随时都能够透过平板查询会议资料，同时也让会前準备更轻鬆，并提升企业内部的会议管理流程。
大尺寸平板与电子白板结合的新型态，将带来新的会议应用趋势
当然，由于会议型态相当多元，过去企业也已从小地方做起，因为一般会议比较不结构化，像是在会议室部署一台投影机，让大家远远就能看到简报、分享内容，这也是减少列印会议资料，方便大家跟上会议进度的简单作法。
只是，这样的会议型态似乎已经维持多年不变，大家对于会议室就只有这样的期望吗？如何让开会变得更进步呢？
继平板电脑改变我们日常的工作、生活形态后，近期大尺寸会议平板、电子白板应用开始兴起，这将是不可忽视的一股新趋势，可为会议协作带来不小的转变。而无线化也是近年不断被讨论的议题，目标也是期望改善现在的会议体验，使会议进行得更顺畅。
先从显示器之于会议的应用来看，ViewSonic业务经理田秉鑫表示，据他们的观察，从2015年底开始，投影机在会议室的使用率越来越低，而显示器採用率则越来越高，当然这也包含了学校的教学应用情境。
主要原因有几点，像是从亮度方面来看，虽然投影机与显示器的发光原理不同，一般来说，大型显示器的亮度都在350尼特（nit）以上，差不多是4000流明投影机的水準，而一般会议室要在不关灯的情境下使用，大约是要3000流明以上的亮度水準，因此显示器在一般中小会议室的使用上，亮度不是太大问题。同时，也不像投影机应用时，讲者可能在投影机前造成投影阴影，需要考虑短焦、吊挂架设，或是配置投影升降布幕等问题。
而从解析度规格来看，现在的商用显示器水準已经处于领先地位。市面上的大尺寸产品几乎都是1080p画质以上，甚至相当多都是强调4K画质。而投影机方面则居于劣势，多数还是1080p的水準，只有一些消费型产品是以4K为主打。因此普遍来说，现阶段大型显示器将能带来更好的影像解析度。而显示效果的提升，不只是丰富会议体验，在某些情境上也将有效改善会议效率。当然，要达到90吋以上的画面显示，投影机的应用还是较为容易。
在显示效果之外，在触控技术的成熟发展下，现在也有内建触控功能的显示器，提升操作互动性。但更关键的是，结合平板与电子白板部分特性的新产品型态，由于功能应用更为全面，也颇受看好会成为会议新利器。
不论是平板电脑朝向大尺寸发展（有人称之为会议平板），或是电子白板也开始兼具显示与系统能力，现在这类基于会议的大尺寸显示设备，明显更强调的是触控、互动与协作，特别是在增加了运算能力后，这样的终端设备将具有更丰富的应用整合性。
甚至，有人将这类产品视为企业会议室的全功能解决方案，能提供使用者在开会时所需要的各项功能，
举例来说，在大尺寸触控设备上，我们还是能够做到资料或萤幕分享，针对细节的内容呈现也很直觉，只要双手一拉就能立即放大画面，手势一挥就能翻页，要在萤幕上描述修正以可以，同时存档并传送给交办人员。如此一来，不像过去几乎都是要回到电脑前才能操作，或是都要将资料印出来，才能直觉进行讨论流程，同时也可减少了会后整理、交办的麻烦，让整体开会、作业流程都更顺畅。
另一方面，在无线技术的发展加持下，也提升了会议便利性，让开会不用再烦恼接线等琐碎问题。
过去不少投影机便开始提供无线投影模组，方便使用者在开会时，不论是笔电或是手机、平板等行动装置，都能以无线方式投影，避免有线连接要準备多种接头的麻烦。而市面上也有各式支援不同无线传输技术的产品，可以应用。
近期，我们也看到更多针对多人会议的应用方式，像是现在的迷你电脑或会议无线分享器，在接上会议室的显示设备与公司网路环境后，就能让使用者电脑方便地利用连线软体，快速分享画面至大萤幕，也能即时切换到下一位简报者的画面，让开会时能省下找线、接线的时间，换人简报时也不会造成短暂停，等待连线的切换。
还有一种提供像是配对形式的无线投影收发器，一个接于显示器，一个接于电脑上，将可免除Wi-Fi设定的步骤，也不用安装软体，并有实体按钮可控制投影操作，简化使用者在报告时的使用步骤与方式。
这些基于无线的会议辅助工具，看似不起眼，但也帮助解决一些会议上琐碎事情占用到的时间。若是每个动作都省下一些时间，其实加起来也很可观。
另外，即便是传统语音话机设备，现在也能开始扩展成为具备语音、视讯、内容共享的会议系统。
当然，还有各种应用扩展，也都让现在的会议室更进步。像是感测技术、IoT、人工智慧、云端技术的辅助，让会议相关设备或会议空间，都能更好的配合使用者的行为或指令，让办公开会体验可以更舒适。最简单的就是动作与光源感测器的应用，可以侦测现场环境自动开灯、唤醒萤幕，让一进到会议室的人，很快就能进入会议状况，或是用各种手势就能控制会议相关操作。在视讯会议上，过去视讯会议系统的摄影机，也已经具备辨识声音来源的技术，可将镜头自动对着讲者。
随着各式会议工具的应用发展，其实都已经一点一滴的改变我们的会议进行与沟通方式。
无线会议设备的辅助，也简化会议进行
让既有显示装置，接上无线会议系统，就能让办公室开会效率提升。简化会议进行中，琐碎事情占用到的时间。要搭配视讯摄影机与麦克风，加入视讯应用，也都容易。（图片来源／罗技）
更多围绕在协作概念与先进技术的应用，增添未来会议想像性
不只是会议室的会议设备在慢慢地往更好地方向发展，还有更多会议室外的沟通讨论工具也在进步。
过去使用者熟悉的电子邮件、即时通讯、视讯会议软体工具，已经帮助拉近使用者距离，不受空间与时间限制，让沟通变得更方便且多元。
近年热门的话题则是在协作通讯工具上，提供企业更多非同步沟通的管道。这种以协作概念为主的通讯服务，目的更是希望让沟通可转化为有效率的工作流程。而这些多元的沟通方式，其实也都能间接促进机动性的沟通讨论，减少不必要的会议。
不仅如此，多元的会议型态也以不同的展现方式，像是现在会议直播的应用比过去更多，还有像是VR、MR技术的展现，都让开会体验变得不同，以及云端、AI、物联网等技术的交错应用，将让会议开得更聪明、沟通方式更多元。
?2016行动新世代?
办公、会议型态也在转变?
近年我们在参访像是微软、Intel等科技大厂的办公室时，也观察到，在他们这样人手一台笔电、高度行动化的办公环境，也有一些对于会议、办公的新概念很受注目。
微软大型企业业务暨经销事业群专案技术经理林孟贤表示，像是在他们的办公环境中，设计了不同功能的会议空间，像是有对客户简报、演讲，或举办小型研讨会的展演会议室，也有适合小组讨论的空间，当中并摆设了大尺寸显示器，方便会议的画面分享，另外还有专属于个人通讯的小空间，让语音会议时能够较不受打扰。
同时，他们办公室中也採行了近年正夯的无固定座位办公型态，桌上也一律不设电话机，透过云端工具就能加速沟通与协作，还有一些设计在开放空间的交谊厅，也都让跨部门交流更为常见。
儘管各企业在行动办公的脚步不一，会议型态的扩展跟转变已经不少，不只是无纸化会议这样的面向，企业也将能从无线、互动、云端、通讯、协作与行动化应用等各种角度，去增加各式会议流程、效率与体验。
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